Studiedag voor 110 deelnemers als event manager

Een inspirerende studiedag organiseren vraagt om meer dan alleen een mooie locatie. Het draait om een goede planning, een sterk programma, een fijne sfeer én een vlekkeloze uitvoering. Voor een scholengemeenschap mocht ik als event manager een complete studiedag organiseren waarbij alles samenkwam: inspiratie, ontspanning, verbinding en beleving.

Voor deze studiedag verzorgde ik de complete organisatie. Van de eerste voorbereidingen tot de laatste leverancier die weer vertrok. Met ruim 110 deelnemers was een goede logistieke planning essentieel.

Om iedereen ontspannen aan de dag te laten beginnen, regelde ik busvervoer langs alle scholen zodat alle medewerkers gezamenlijk naar de prachtige Mauritskazerne konden reizen. Zo begon de dag al met een gevoel van samen zijn.

De Mauritskazerne vormde het perfecte decor voor deze dag. De combinatie van karakter, ruimte en moderne faciliteiten maakte het de ideale locatie voor zowel de plenaire presentaties als de interactieve workshops in de middag.

De industriële uitstraling van de locatie in combinatie met een frisse styling, volledig afgestemd op de huisstijlkleuren van de scholengemeenschap: blauw, rood en geel. Hierdoor ontstond een professionele, maar tegelijkertijd warme en uitnodigende sfeer.

Na een inspirerende ochtend met presentaties was het tijd om zelf aan de slag te gaan. De deelnemers konden kiezen uit verschillende workshops, waardoor er voor iedereen iets passends was.

Er werd gefietst, getekend, gezongen tijdens een zangworkshop en fanatiek gespeeld met VR-games. Juist deze afwisseling zorgde voor energie, nieuwe ontmoetingen en vooral veel plezier.

Een evenement blijft pas echt hangen wanneer alle details kloppen. Daarom zorgde ik, als event manager, voor verschillende belevingselementen verspreid over de dag.

De geur van verse koffie bij het barista karretje, een gezellige photobooth om herinneringen vast te leggen, heerlijke catering, een koor dat voor een verrassend muzikaal moment zorgde en verschillende spellen maakten de dag compleet.

Achter de schermen stuurde ik alle leveranciers aan, bewaakte ik de planning en zorgde ik ervoor dat alles naadloos op elkaar aansloot. Zo kon de opdrachtgever volledig genieten van de dag, zonder zich bezig te hoeven houden met de organisatie.

Een zakelijke bijeenkomst hoeft allesbehalve standaard te zijn. Juist door creativiteit te combineren met een strakke organisatie ontstaat een evenement waar mensen nog lang over napraten.

Of het nu gaat om een studiedag, personeelsdag, bedrijfsfestival of jubileum: ik geloof dat ieder evenement een beleving mag zijn die past bij de organisatie én bij de mensen die erbij aanwezig zijn.

Ben je op zoek naar een event manager die niet alleen meedenkt, maar ook de volledige organisatie uit handen neemt? Ik help je graag om van jouw zakelijke evenement een dag te maken die tot in de kleinste details klopt.

Foto’s: Sasha Ushakova 

Styling & Design: By Dorine

Koffie Tuk Tuk: Fier Koffie en Thee

Photobooth: Wij Fotografie

Bekijk hier hoe de trouwdag van Myrthe en Michael was.